L’évènementiel en entreprise nécessite une préparation minutieuse. En effet, il s’agit rarement d’occasions en petit comité, qui peuvent prendre place dans les locaux de l’entreprise. Le choix de la salle de réception est un des points les plus importants à prendre en compte lors de l’organisation. Heureusement, il existe de nombreux professionnels qui se sont mobilisés pour faciliter la recherche d’un lieu d’accueil, dans la majorité des grandes villes de France, telles que Lyon, Paris ou Marseille. Vous recherchez le lieu idéal et l’espace adapté pour vos évènements professionnels ? Continuez votre lecture pour la location de salles dans la Ville des Lumières.
Un large choix en matière de salle a louer lyon
Les professionnels de l’évènementiel l’ont compris, de nombreuses entreprises et associations ponctuent leurs calendriers d’évènements divers : cocktail, réunions, séminaires, soirées d’entreprises, etc. Dans la plupart des cas, ces évènements sont réalisés en externe, afin de motiver les travailleurs et de rompre leur routine quotidienne. Il existe de nombreux endroits qui ont été aménagés spécialement pour ces occasions. Dans la ville de Lyon, les possibilités en ce qui concerne la location de salles sont multiples et variées. On peut trouver des salles, des espaces de travail, une salle séminaire et autres lieux de réception dans les quartiers au centre ou près de Lyon : Vaulx-en-Velin, le quartier médiéval du Vieux Lyon (dont le quartier Saint-Jean), le quai Victor Augagneur, à proximité de la ligne Saxe Gambetta, Villeurbanne, etc. Il n’est pas difficile de trouver une salle à louer sur Lyon, on peut même être confronté à l’embarras du choix pour la location du lieu idéal.
Nos conseils pour trouver la meilleure location salle Lyon
Tenir compte du budget pour les différentes salles (Lyon location)
Dans le cadre de l’organisation ou d’un évènement, le budget est un point essentiel à prendre en compte. En effet, réserver un restaurant, un château ou une salle de réunion ne nécessite pas les mêmes ressources financières. Ainsi, le budget de la salle de réception inclut plusieurs données : l’effectif des invités, les prestations requises, les équipements indispensables et la gamme des salles. Après avoir listé ces données, il faut demander un devis à l’établissement et procéder à des comparaisons. Le rapport qualité/prix est important, la location de la salle étant le deuxième poste de dépenses après celui du traiteur, d’où l’obligation de demander un devis de location.
Quel est l’évènement à organiser ?
Les célébrations et évènements d’entreprise sont variés. On peut parler de réunion ordinaire, qui nécessite un espace de travail assez grand pour accueillir un nombre précis de collaborateurs et qui sont équipés de mobiliers et d’appareils de communication. Il y a également le séminaire, qui accueille un nombre plus important de participants. Les séminaires d’entreprise requièrent une plus grande superficie concernant la location des salles. Lorsqu’ils se déroulent sur deux ou trois jours, il ne faut pas négliger la restauration et l’hébergement des participants. On peut opter pour un hôtel avec des salles de conférence ou se trouvant à proximité d’un restaurant comme la Maison Courgette, dans le 9e arrondissement de la ville de Lyon. Les dîners de gala, les cocktails et les afterworks quant à eux, peuvent se dérouler dans un espace plus intimiste, spécialement dédié aux soirées entre collaborateurs. Ils impliquent un service de restauration et parfois, des animations musicales.
L’effectif des invités et participants
Il est indispensable de déterminer le nombre d’ invités et de prévoir le surplus que devra accueillir l’espace. D’ailleurs, la capacité d’accueil du lieu de réception est une des informations essentielles qui sont affichées dans la présentation de l’établissement. À titre indicatif, il est utile de savoir qu’il faut compter 1 m² par invité (par pers.) lorsqu’il s’agit d’un dîner et la moitié pour un buffet ou un cocktail.
Les prestations proposées par la salle a louer lyon
De nombreux prestataires évènementiels incluent dans leurs offres des services supplémentaires à la location de salle. On peut notamment parler de la formule clefs en main, de la salle de réception libre de traiteur et/ou de mobilier. Chaque offre présente ses avantages et ses inconvénients. Avec la formule clé-en-main, il est plus facile de déléguer l’organisation de l’évènement au prestataire, depuis le choix du traiteur jusqu’à la décoration. Cependant, il peut arriver que l’entreprise cliente doive faire certaines concessions et respecter les restrictions imposées pour la location de salle. Une salle de réunion libre exige de faire appel à plusieurs professionnels de l’évènementiel : le traiteur, les animateurs, la location d’équipements, etc. La logistique est cruciale, surtout en ce qui concerne les réunions de travail : présence de prises électriques, équipements audiovisuels, connexion Internet, éclairage.
La date de réservation et la durée de l’évènement
Il est recommandé de s’y prendre plusieurs semaines à l’avance pour réserver une salle. Les sociétés de location sont effectivement sollicitées par plusieurs clients et peuvent accueillir plusieurs évènements sur une seule journée. Il est donc nécessaire de se renseigner sur la disponibilité des lieux le jour de l’évènement et prendre une décision en conséquence. La durée de l’évènement est par ailleurs une condition qui est souvent fixée par les gérants du lieu. Les locations peuvent se faire selon un tarif horaire, une nuitée ou une journée. Généralement, le dépassement d’horaires peut donner lieu au paiement de frais supplémentaires.
Où trouver une salle a louer lyon ?
Une salle a louer lyon, l’importance de la localisation géographique
Cela semble évident, mais il est préférable d’opter pour un établissement réservable qui est facile d’accès. Une réunion au cœur de Lyon, un anniversaire sur les docks, un séminaire lyon et tous autres évènements professionnels peuvent être organisés de manière optimale grâce aux sites spécialisés. Certains lieux et emplacements sont plus prisés que d’autres, comme les quartiers au coeur de Lyon, mais le choix est assez varié pour trouver l’établissement idéal ou la salle a louer lyon pour votre évènement. Veillez à ce qu’il y ait, par exemple, un parking pour ceux qui conduisent leur propre véhicule, une ligne de transport en commun ou de métro à proximité pour que les autres participants ne soient pas désavantagés. On peut aussi centrer ses recherches sur le 3e arrondissement de Lyon, près de Lyon Part-Dieu (le deuxième centre-ville).
Une salle adaptée à chaque évènement
Tous les espaces ne conviennent pas forcément à tous les types d’évènements. Voici quelques idées de lieux de réception à Lyon :
- une maison privatisée avec des chambres permet à des collaborateurs (une cinquantaine au maximum) de réaliser les réunions en dehors des locaux, deux ou trois jours, tout en profitant des espaces de détente entre deux sessions de travail. La privatisation de tels endroits nécessite une réservation et de l’organisation, afin que l’équipe évènementielle puisse recevoir au mieux les clients et offrir un service impeccable ;
- les showrooms sont spécialement aménagés pour laisser libre cours à la créativité en milieu artistique : défilés de modes, expositions, réception, etc. Lyon regorge de telles salles pour les professionnels du milieu ;
- les endroits tels que le Fort (Lyon 9ᵉ), sont adaptés aux séminaires. Il peut accueillir jusqu’à 400 personnes sur 600 m² ;
- les soirées et les cocktails d’anniversaires peuvent prendre place dans des espaces de standing et un cadre moderne (les bars et les bistrots), mais avec un effectif généralement limité à une centaine de personnes environ. Les bords du Rhône, dans le centre, offrent un cadre idyllique pour vos fêtes dans la ville de Lyon ;
- les conférences et les séminaires exigent de grands espaces, il faut centrer sa recherche sur les hôtels de Lyon, entre autres, mais aussi tenir compte des avis sur le Web.
